Skip to content
Menu

Komunikacja urzędu z mieszkańcami

Komunikacja urzędu z mieszkańcami ma ostatnio zupełnie nowy wymiar. Samorządy muszą nie tylko dbać o bieżące potrzeby mieszkańców, ale również komunikować trudne zmiany. Zmiany, które wprowadzane są z dnia na dzień.

Zrezygnuj z długich początków

Jeżeli jesteś odpowiedzialny za tworzenie i redagowanie informacji (w tym również tych o koronawirusie), mamy dla Ciebie kilka pomocnych sugestii. Zebraliśmy je po analizie komunikatu opublikowanego na stronie starostwa w Krakowie.

Unikaj fraz w stylu: „w obecnej sytuacji”, „w związku z rozprzestrzenianiem się”, „zwracam się z prośbą” itp. Lepiej napisać, np.: „Koronawirus poszerza swój zasięg w kraju”.

Jeśli piszesz o chorobie, wskaż objawy, np.: „Wywołuje on zespół ostrej niewydolności oddechowej, nazywany COVID19”.

Pisz konkretnie, czego oczekujesz

Zamiast pisać np.: „Proszę mieszkańców powiatu krakowskiego o ograniczenie wizyt w Starostwie w Krakowie oraz jego jednostek”, wymień nazwy konkretnych placówek. Ci, którzy nie pracują w administracji mogą nie wiedzieć, czy stacja Sanepidu albo jednostki straży miejskiej zaliczają się do tej grupy.

Unikaj mało precyzyjnych określeń

Stwierdzenie: „(…) ograniczenie do spraw pilnych, wymagających bezpośredniej wizyty w urzędzie” jest niezrozumiałe. Czy są pośrednie wizyty? Czy mieszkańcy będą wiedzieć, które sprawy są pilne, a które nie?

Jeśli trudno to zwięźle opisać, zachęć mieszkańców do kontaktu telefonicznego. Dzięki temu, będą mogli upewnić się, czy wizyta jest pilna i czy muszą odwiedzić urząd.

Aktualne dane kontaktowe – komunikacja urzędu z mieszkańcami

Odsyłając do strony www, sprawdź, czy podane na stronie numery są aktualne i czy kierują do właściwych osób. W analizowanym komunikacie, autor podał numer do dyrektora Wydziału Obywatelskiego. Czy to rzeczywiście jest właściwa osoba do kontaktu z mieszkańcami? W zakładce Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego widoczna jest natomiast struktura organizacyjna, a numerów do poszczególnych osób brakuje.

Dużo lepiej zamiast listy wydziałów stworzyć stronę, na której wyjaśnimy mieszkańcom, co i gdzie można załatwić. Czy nie lepiej też wskazać mieszkańcom jeden numer telefonu informacyjnego? Dzięki temu nikt nie będzie musiał domyślać się, gdzie ma zgłosić daną sprawę. Tak jest chociażby na stronie Warszawy (https://warszawa19115.pl/szukasz-informacji). W ten sposób komunikacja urzędu z mieszkańcami odbywa się sprawniej, bez zbędnych wyjaśnień i nieporozumień.

Komunikacja urzędu z mieszkańcami to również pomoc i wsparcie

Prośba o stosowanie się do wszelkich zaleceń sanepidu powinna wskazywać, gdzie takie zalecenia znaleźć – na stronach sanepidu, czy służb medycznych? W analizowanym komunikacie podana jest strona rządowa z najnowszymi informacjami dotyczącymi koronawirusa, ale jej adres jest dłuższy niż na stronie stacji epidemiologicznej. W komunikacie brakuje też informacji, że to na tej stronie znajdziemy zalecenia. Kiedy na nią wchodzimy, musimy mocno się przeklikać, żeby znaleźć stację epidemiologiczną w Krakowie, na której są odpowiednie informacje krakow.pl . Aby skrócić czas poszukiwań, wystarczy od razu podać mail do stacji oraz numer telefonu do NFZ.

Gdy komunikat jest bardziej przemyślany od strony odbiorcy, informacja jest mniej mglista. Mieszkaniec nie będzie czuł się zagubiony, przechodząc przez kolejne strony internetowe. Zwłaszcza, gdy jest starszy i nie ma telefonu z Internetem. Umiejętna komunikacja urzędów z mieszkańcami może nie tylko zmniejszyć poziom stresu, ale również pomóc w walce z obecnym zagrożeniem.

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy zredagowaniu pilnych komunikatów do mieszkańców przeczytaj inne nasze artykuły. Zapraszamy również do kontaktu: kontakt@prowadzenislowami.pl lub 608-787-310. Szybko zorganizujemy konsultacje telefoniczne lub on-line. Współpracujemy m.in. ze Związek Powiatów Śląskich i Urzędem Miasta Stołecznego Warszawy.