Jak redagować komunikaty, aby mieszkańcy miast, gmin i powiatów, mogli je łatwo i w pełni zrozumieć? To duża sztuka zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych. Od przejrzystości naszych komunikatów zależy nie tylko to, czy mieszkańcy będą wiedzieli, co i jak mają zrobić. Ma to również wpływ na wizerunek i zaufanie mieszkańców do samorządu.
Poruszane tematy
Jak redagować komunikaty, aby były łatwe do zrozumienia?
Duża część publikowanych ostatnio przez urzędy samorządowe komunikatów, dotyczyła wydłużenia terminu na składanie wniosków o różnego rodzaju dotacje. To nielada wyzwanie, aby w zwięzły sposób wyjaśnić zawiłą procedurę czy ustawę, napisaną przez pracownika ministerstwa lub innej rządowej instytucji. Ponadto każda grupa zawodowa ma własne przyzwyczajenia i nawyki językowe. To sprawia, że autor pisze tekst, który trudno zrozumieć osobie spoza branży. Dzisiaj analizujemy jedno z takich pism. Pokazujemy na co zwrócić uwagę i jak redagować komunikaty, aby mieszkańcy mogli je łatwo zrozumieć.
Jak sprawdzić, czy dany komunikat jest łatwy w odbiorze dla odbiorcy? Wystarczy skorzystać z aplikacji jasnopis.pl. Wprowadziliśmy do tego narzędzia fragment komunikatu adresowanego do rolników, którzy korzystają ze wsparcia Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
Zmianie ulega termin na złożenie oświadczenia potwierdzającego brak zmian w 2020 r w odniesieniu do wniosku o przyznanie płatności złożonego w roku 2019. Zgodnie z zapisami ustawy COVID-19, ze względu na zawieszenie końcowego terminu, podpisane oświadczenie potwierdzające brak zmian będzie można złożyć w terminie 15 dni kalendarzowych po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego (epidemii), ale nie później niż do ostatniego dnia składania wniosków o przyznanie płatności.
Jasnopis w sekundę dał nam jednoznaczną odpowiedź.
Analizowany fragment tekstu jest trudny w odbiorze dla przeciętnego Polaka. Dlaczego? Aplikacja podpowiada, że tekst zawiera bardzo długie zdania oraz trudne słowa. To jednak nie wszystkie jego mankamenty.
Co sprawia, że tekst jest trudny do zrozumienia?
Gdy przeczytamy ten tekst kilkukrotnie – o ile starczy nam cierpliwości – to być może będziemy w stanie coś z niego zrozumieć. Czy leży to jednak w interesie autora, aby wystawiać czytelnika na taką próbę? Wątpliwe, zwłaszcza, że nadawcy zależy na tym, aby odbiorcy przekazali daną informację innym zainteresowanym. Autor tekstu podkreśla to w pierwszym akapicie:
(…) zwracam się z gorącą prośbą do Państwa o zaangażowanie w rozpowszechnianiu informacji, aby dotrzeć do jak największej liczby rolników z terenu naszego województwa.
Jeśli chcemy, aby nasza informacja dotarła do jak największej liczby osób, musimy ją uprościć. Gdy lektura tekstu nie sprawia trudności, jest większa szansa, że czytelnik ją przeczyta ze zrozumieniem i przekaże innym, dokładnie to co, chciał wyrazić nadawca.
Co moglibyśmy więc zmienić, aby analizowany tekst był łatwiejszy w odbiorze dla czytelnika? Oto cztery kluczowe rodzaje słów, które znacząco utrudniają zrozumienie podobnych pism urzędowych.
- Imiesłowy z końcówką na -ąc, -ące sprawiają, że odbiorca nie wie, kto wykonuje imiesłowową czynność.
- Rzeczowniki zombie, które kończą się na -anie, -enie, -cie to ukryte czynności, które pozbawiają tekst życia.
- Zwroty typu: ze względu na X, w razie X, z powodu X, na skutek X, w celu X, zapraszają do tekstu „rzeczowniki zombie”.
- Wyrazy specjalistyczne są zrozumiałe dla autora, ale dla odbiorcy już nie (w tym przypadku dla rolnika).
Jak redagować komunikat, który jest trudny do zrozumienia?
Analizowany fragment zawiera niestety wszystkie cztery rodzaje słów. Nie pozostaje więc nic innego, jak napisać ten tekst jeszcze raz. Wtedy mógłby on brzmieć tak:
Rolniku
Starasz się o dofinansowanie z budżetu ARMiR? Teraz masz więcej czasu, aby złożyć „Oświadczenie o braku zmian w 2020 r”. Gdy rząd odwoła stan epidemii, złóż podpisany dokument w ciągu 15 kolejnych dni.
Jak ten tekst oceniłaby aplikacja jasnopis.pl?
Jak redagować nakomunikaty o ważnych zmianach?
Ocena aplikacji jasnopis.pl jest jednoznaczna. Poprawiona wersja komunikatu jest łatwa i zrozumiała dla przeciętnego Polaka. Jak osiągnęliśmy ten efekt? Wprowadziliśmy dwie kluczowe zmiany:
- skróciliśmy zdania i usunęliśmy wiele zbędnych słów,
- trudne słowa zamieniliśmy wyrazami stosowanymi na co dzień, które są zrozumiałe dla każdego czytelnika.
Zachęta na zakończenie
To, że pandemia koronawirusa spowolni naszą gospodarkę jest niemalże pewne. Nie wiemy tylko jeszcze, jak głębokie to będą konsekwencje. Z tego powodu, pracownicy urzędów miast, gmin i powiatów nadal będą mieli potrzebę, aby informować mieszkańców o kolejnych zmianach. Warto więc przyjrzeć się, jak samorządy komunikowały się z mieszkańcami w ostatnich miesiącach, by wyciągnąć wnioski na przyszłość. Warto dowiedzieć się, jak redagować komunikaty, aby mieszkańcy chcieli je czytać oraz popierali działania samorządu.
Chcesz poznać pozostałe wnioski z analizy ponad 300 komunikatów, jakie urzędy samorządowe z całej Polski opublikowały w związku z pandemią koronawirusa? Weź udział w webinarze on-line: LINK DO KURSU W PROMOCYJNEJ CENIE Zapraszamy!
PROWADZENI SŁOWAMI.PL
