Uff… wreszcie! Urzędy miast, gmin i powiatów otwierają swoje drzwi dla mieszkańców. To, że ktoś komunikuje teraz pozytywne informacje wcale nie ułatwia jednak zadania. Jeśli nieumiejętnie sformułujemy przekaz, odbiorca może negatywnie odebrać nawet wiadomość o tym, że znosimy ograniczenia. Komunikacja z mieszkańcami wymaga czegoś więcej niż tylko przystępnego słownictwa.

Czasem nie łatwo zrozumieć komunikat

Dzisiaj trzecia odsłona analizy komunikatów samorządów do mieszkańców na temat pandemii. Aby zobrazować, o czym będzie ten artykuł, mamy dla Ciebie niecodzienne zaproszenie.

Zapraszamy na wykład wybitnego eksperta z USA prof. Marcina Zworskiego. To pierwsze i jedyne wystąpienie profesora w Polsce. Wykład będzie lekkostrawnym wprowadzeniem do tematu analizy mikrolokalnej, która zajmuje się dualizmem kwantowo-klasycznym (fala-cząstka) w równaniach różniczkowych i wykorzystuje je jako narzędzie matematyczne. Profesor Zworski zilustruje ostatnie zastosowania analizy w systemach dynamicznych, w ogólnej teorii względności, jak również w teorii spektralnej operatorów wywodzących się z mechaniki ośrodków ciągłych.

Przyjdziesz? Nie?! Dlaczego, nie? To pytanie retoryczne. Twoja odpowiedź wynika zapewne stąd, że tak sformułowany przekaz może wywołać reakcję w stylu: Ale o co chodzi?! To typowe, gdy komunikują się ze sobą przedstawiciele różnych grup zawodowych lub społecznych. Wtedy bardzo często zdarza się, że to, co dla jednych jest oczywiste, dla innych jest czarną magią. Zaproszenie na wykład prof. Zaworskiego jest zrozumiałe dla studentów fizyki, ale dla studentów historii, prawa, polonistyki już nie!

Gdy naszym odbiorcą są mieszkańcy gminy, miasta lub powiatu, to prowdopodobnie nie wszyscy ukończyli studia wyższe. Komunikacja z mieszkańcami wymaga przede wszystkim tego, aby przekaz był zrozumiały dla przeciętnego Polaka. Dzięki temu unikniemy wielu dodatkowych pytań. W ten sposób zadbamy o wygodę i bezpieczeństwo mieszkańców oraz pracowników urzędu. Same plusy!

Komunikacja samorządów z mieszkańcami w czasie pandemii

Komunikacyjne nieporozumienia zdarzają się bardzo często. Sytuacja kryzysowa, nie zwalnia autora z dbałości o dobór słów. Nie chodzi jednak wyłącznie to, aby tekst nie był naszpikowany specjalistycznym słownictwem. Oto przykład z samorządowego ogródka.

Zakład Komunalny w Halinowie sp. z o.o. informuje, że siedziba spółki od dnia 01.06.2020 roku zostanie częściowo otwarta dla bezpośredniej obsługi interesantów w sprawach o charakterze publicznym polegających na wykonywaniu wyłącznie zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom w zakresie świadczenia usług komunalnych.

Gdy wprowadzimy ten fragment do aplikacji jasnopis.pl to otrzymamy jednoznaczną opinię.

jasnopis ocenia, że ten komunikat samorządu do mieszkańców jest bardzo skomplikowany

 

 

 

 

 

Komunikacja z mieszkańcami wymaga czegoś jeszcze

Tekst staje się skomplikowany, gdy zestawimy obok siebie zbyt wiele pustych i oficjalnych słów. Jak go uprościć? Oto nasza propozycja w trzech krokach:

KROK 1. Usuń zbędne słowa i skróć zdania.   

Zakład Komunalny w Halinowie sp. z o.o. informuje, że siedziba spółki od dnia 01.06.2020 roku zostanie częściowo otwarta dla bezpośredniej obsługi interesantów w sprawach o charakterze publicznym polegających na wykonywaniu wyłącznie zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom w zakresie świadczenia usług komunalnych.

KROK 2. Zamień stronę bierną na czynną, rzeczowniki na czasowniki.

Zakład Komunalny w Halinowie od 01.06.2020 roku zostanie częściowo otwarta dla bezpośredniej obsługi interesantów w sprawach niezbędnych do świadczenia usług komunalnych.

KROK 3. Zmniejsz dystans do odbiorcy i okaż swoje proklienckie nastawienie. 

Od 1 czerwca wznawiamy bezpośrednią obsługę Klientów Zakładu Komunalnego. Aby zapewnić Państwu odpowiednią ochronę przed pandemią, termin wizyty ustalamy przez telefon. Jeśli Państwa sprawa nie będzie wymagała osobistego kontaktu, pomożemy rozwiązać ją w inny dogodny sposób. Liczymy na to, że warunki sanitarne wkrótce się zmienią i będziemy mogli osobiście obsługiwać wszystkie Państwa sprawy. Dziękujemy za wyrozumiałość i życzymy miłego dnia!

Czy widać różnicę w komunikacie?

Wg aplikacji jasnopis.pl nasz komunikat jest teraz zrozumiały dla przeciętnego Polaka.

Komunikacja samorządu z mieszkańców to wyzwanie

 

 

 

 

Widzimy teraz, co i jak poprawić, aby tekst było nie tylko łatwiejszy do zrozumienia, ale również bardziej przyjazny. To duża sztuka zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych. Od przejrzystości naszych komunikatów zależy nie tylko to, czy mieszkańcy będą wiedzieli, co i jak mają zrobić.  Ma to również wpływ na wizerunek i zaufanie mieszkańców do samorządu.

Komunikacja z mieszkańcami może wyglądać lepiej

To, że pandemia koronawirusa spowolni naszą gospodarkę jest niemalże pewne. Nie wiemy tylko jeszcze, jak głębokie to będą konsekwencje. Pracownicy urzędów miast, gmin i powiatów nadal będą mieli potrzebę, aby informować mieszkańców o kolejnych zmianach. Warto więc przyjrzeć się, jak samorządy komunikują się z mieszkańcami, aby wyciągnąć wnioski na przyszłość. Warto dowiedzieć się, jak redagować swoje komunikaty, aby mieszkańcy chcieli je czytać oraz popierali działania samorządu.

Chcesz poznać pozostałe wnioski z analizy ponad 300 komunikatów, jakie urzędy samorządowe z całej Polski opublikowały w związku z pandemią koronawirusa? Weź udział w webinarze on-line: LINK DO KURSU W PROMOCYJNEJ CENIE

Zapraszamy!

PROWADZENI SŁOWAMI.PL