Jak komunikować zmianę terminu wydarzenia? Przyjrzeliśmy się komunikatowi Organizatora VI Europejskiego Kongresu Samorządów w Karpaczu. Oto kilka wskazówek, które warto uwzględnić, gdy musimy zakomunikować innym zmianę terminu.
Jak komunikować zmianę ważnego wydarzenia?
Na stronie organizatora ważnego kongresu znaleźliśmy informację o zmianie terminu wydarzenia. Uderzyło nas w tym komunikacie kilka elementów. Zanim je wskażemy, warto przeczytać orgyginalny dokument.
Każdy akapit jest odpowiedzią na następujące pytania:
- Czym jest Europejski Kongres Samorządów?
- Dlaczego nie może się odbyć i kiedy miał się odbyć?
- Co mamy na uwadze i jaki jest nowy termin?
- Czego nowego dzięki temu możemy dowiedzieć się o zdrowiu?
- Co chcemy dalej zrobić – dlaczego uczestnicy powinni przyjechać w nowym terminie?
Już po samej strukturze widać, że myśl błąka się po akapitach, co znacząco utrudnia zrozumienie głównego przekazu.
Ponadto, nadawca używa w komunikacie sformułowań typu: „w związku z…”, „mając na uwadze…”, „W obliczu wielu rejestracji…”. To obciąża tekst i sprawia, że logika meandruje. Tekst powinien płynąć prosto i wartko.
Jak komunikować zmianę skutecznie i taktownie?
Jeśli często redagujesz podobne komunikaty i zastanawiasz się, jak komunikować zmianę, zachowaj poniższą strukturę:
- Co ulega zmianie? (termin kongresu).
- Jaki jest nowy termin?
- Jaki jest powód zmiany? (obowiązek nałożony na instytucje publiczne)
- Co to oznacza? Czy wszyscy zarejestrowani są automatycznie zarejestrowani na nowy termin? Czy jedynie rezygnacja z uczestnictwa wymaga potwierdzenia? Do kiedy?
- Co zostaje bez zmian?
- Czy będą jakieś korzyść w związku ze zmianą? (być może uczestnicy dowiedą się czegoś nowego, coś więcej albo otrzymają jakieś dodatkowe bonusy lub niespodzianki?).
Jak może brzmieć komunikat o zmianie po zmianie?
Europejski Kongres Samorządów odbędzie się w późniejszym terminie. Miał odbyć się 2-3 kwietnia, a nowy termin to 1-2 czerwca 2020 r. Miejsce pozostaje to samo: Hotel Gołębiewski.
Przesuwamy termin z powodu zagrożenia epidemią koronawirusa. Takie są również zalecenia Głównego Inspektoratu Sanitarnego, Państwowego Zakładu Higieny i Premiera RP.
Wszystkie rejestracje zachowują ważność. Gdyby okazało się, że ktoś z Państwa nie może uczestniczyć w Kongresie w nowym terminie, prosimy o kontakt.
Europejski Kongres Samorządów to największa tego typu konferencja w Europie Środkowo-Wschodniej. Do tej pory w naszych kongresach wzięło udział ponad 2000 liderów samorządowych, przedstawicieli elit regionalnych i administracji państwowej, organizacji pozarządowych i biznesu.
Jednym z najważniejszych tematów Kongresu jest zdrowie. Przedstawiciele Ministerstwa Zdrowia, zarządcy szpitali oraz naukowcy będą zbierać cenne doświadczenia w walce z epidemią i podzielą się nimi podczas spotkania w nowym terminie. Każdy z uczestników będzie mógł skorzystać z tych wniosków.
Zachęcamy, aby starannie redagować wszelkie komunikaty do mieszkańców. Daje to pracownikom urzędów miast, gmin i powiatów niepowtarzalną okazję do budowania relacji z obywatelami. Jeśli są Państwo zainteresowani konsultacjami online zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą szkoleń i do kontaktu: kontakt@prowadzenislowami.pl / 608 787 310.
