Jak mówić zrozumiale ? Prawdopodobnie wielu z nas potrafiłoby odpowiedzieć na to pytanie. Coraz więcej osób zna przecież zasady prostego (przystępnego) języka. W praktyce bywa z tym jednak różnie. Tymczasem, zrozumiały przekaz to fundament perswazji i sztuki wystąpień.
Podczas wykładów i warsztatów z wystąpień publicznych, uczestnicy przedstawiają własne prezentacje. Zdarza się, że są one dla nas (prowadzących) niezrozumiałe. Ze zdziwieniem zauważamy, że uczestnicy słuchają prezentacji do końca i nie dopytują, co mówca chciał im powiedzieć. Wtedy zadajemy pytanie: „Czego dowiedzieliście się z tej prezentacji?”. I co się okazuje? Do słuchaczy dotarło coś innego niż to, co miał na myśli nadawca.
Nawet najbardziej utalentowany mówca nie przekaże skutecznie swoich idei, pomysłów i rozwiązań, jeśli wyrazi je niezrozumiale lub zbyt zawile. Już 2000 lat temu zwracał na to uwagę Kwintylian, wybitny retor rzymski, który dawał swoim uczniom taką radę:
Należy mówić tak jasno, aby nawet niezbyt uważny słuchacz mógł nas zrozumieć. Należy zatem dbać nie o to, aby mógł nas zrozumieć, ale o to, żeby w ogóle nie mógł nie zrozumieć.
Co zatem zrobić, aby nasz przekaz był zrozumiały dla odbiorców? Oto 5 głównych sposobów.
Eliminuj trudne zwroty – pierwszy sposób, jak mówić zrozumiale
Poruszane tematy
Mamy dla Ciebie zaproszenie na wykład wybitnego profesora. Przeczytaj je i spróbuj własnymi słowami powiedzieć, o czym będzie mowa.
Domyślamy się, że trudno ci opisać, co wydarzy się na wykładzie prof. M. Zworskiego. Pytanie brzmi: czy czujesz się zaproszony? Czy chcesz wziąć w nim udział? Czy profesor będzie przekazywał swoją unikalną wiedzę przystępnie i ciekawie? Jak myślisz?
W powyższym zaproszeniu jest wiele zwrotów, które dla laików są czarną magią. Trudno je wyjaśniać w tak krótkim tekście, ale może dałoby radę napisać ten tekst prostszym językiem. Chyba że organizatorom zależało wyłącznie na wąskim audytorium. Jeśli tak, to nie dziwi fakt, że pozostali mogą poczuć się wykluczeni.
Każdy z nas jest przedstawicielem jakiejś branży. Mało kto zna się jednak na wszystkim. Jak mówić zrozumiale, gdy przemawiamy do osób, które nie są specjalistami w naszej dziedzinie?
Używaj prostych słów i wyjaśniaj przystępnie każde specjalistyczne pojęcie. Gdy o tym zapomnisz, stracisz nie tylko uwagę słuchaczy, ale również zniechęcisz ich do udziału w swoich kolejnych wystąpieniach. A tego, każdy mówca wolałby zapewne uniknąć. Nieprawdaż?!
Buduj krótkie zdania
Przeczytaj poniższy fragment i zauważ, w którym momencie wypowiedzi zaczynasz się gubić?
Zgodnie z sugestią szefa i radcy prawnego firmy, dziś rano przed wyjazdem na urlop, napisałem list z przeprosinami do pięciu niezadowolonych klientów, którzy zagrozili procesem sądowym i z których każdy domagał się zwrotu pieniędzy wydanych na zakup oprogramowania dla banków, które – jak się okazało po wdrożeniu – nie do końca współpracuje z poprzednimi systemami, używanymi przez te firmy, wywołując spowolnienie pracy działów odpowiedzialnych za udzielanie kredytów.
Gdy skonstruujemy tak swoją wypowiedź, to zarówno słuchacz, jak i sam mówca, może się zgubić. Zdania wielokrotnie złożone są trudne do zrozumienia. Trudno się także zorientować, która część wypowiedzi jest mniej, a która bardziej istotna.
Powstaje także ryzyko, że mówca dostanie zadyszki. Aby wypowiedzieć tak długie zdanie bez utraty tchu, trzeba przygotować się tak, jak do biegu w maratonie.
Jeśli zastanawiasz się, jak mówić zrozumiale, to mamy prostą radę — zacznij od kropek. Długie zdania podziel na jednokrotnie lub dwukrotnie złożone (maksymalnie trzykrotnie złożone). Twoja wypowiedź nabierze lekkości, tempa i będzie łatwiejsza do zrozumienia oraz zapamiętania. Sprawdźmy to na przykładzie:
Zgodnie z sugestią szefa i radcy prawnego, dziś rano przed wyjazdem na urlop, napisałem list z przeprosinami do pięciu niezadowolonych klientów. Zagrozili nam procesem sądowym, jeśli nie zwrócimy im pieniędzy wydanych na zakup oprogramowania dla banków. Mają rację. Po wdrożeniu okazało się, że nasze pogramy nie współpracują z poprzednimi systemami. Spowalnia to pracę działów odpowiedzialnych za udzielanie kredytów.
Czy ten komunikat brzmi lepiej? Jest nie tylko ciekawszy, ale również łatwiejszy do zrozumienia i przyswojenia.
Szukasz sposobu, jak mówić zrozumiale? Mów treściwie!
Przeczytaj uważnie poniższy komunikat i znajdź odpowiedź na trzy pytania:
- Jakie konkretne działania wdrożyła firma?
- W jaki sposób firma zapewniła pracownikom bezpieczne warunki pracy?
- Jak wyglądają obecnie procesy obsługi klienta?
W związku z pandemią koronawirusa w trosce o bezpieczeństwo naszych pracowników oraz klientów wdrożyliśmy w życie plan ciągłości działania biznesu. Wzięliśmy pod uwagę możliwe zarządzenia administracyjne takie, jak ograniczenia przemieszczania się, zgromadzeń czy konieczność kwarantanny, które wiązałyby się z niedostępnością biur lub masowymi absencjami pracowników.
Podjęliśmy niezbędne kroki, aby zapewnić naszym pracownikom bezpieczne warunki pracy, a naszym klientom pełną gotowość do ich obsługi. Proaktywnie reagujemy na zmieniające się warunki w jakich wszyscy obecnie musimy działać. W takich momentach ważna jest współpraca, dostosowanie się do wytycznych odpowiednich służb oraz wymiana doświadczeń.
Czy znasz odpowiedź na wszystkie postawione pytania? No właśnie.
W przekazie jest dużo słów, a mało treści. Komunikat jest tak ogólny, że nie wiemy, jakie rozwiązania wdrożyła firma. Możemy się jedynie domyślać, a nie o to przecież chodzi w komunikacji.
Zapytasz być może: Ale jak mówić zrozumiale i treściwie, gdy mamy do przekazania właśnie taki ogólny komunikat? Radzimy przeanalizować, jakie zdarzenia kryją się za opisywanymi faktami. Jeśli firma rzeczywiście wprowadziła zapowiadane zmiany, to warto o nich powiedzieć wprost. Z doświadczenia wiemy, że można byłoby ten komunikat zredagować na przykład tak:
W trosce o bezpieczeństwo naszych pracowników oraz klientów wdrożyliśmy w życie plan przeciwdziałania pandemii koronawirusa. Wzięliśmy pod uwagę m.in. zarządzenia, które określają zasady przemieszczania się, organizowania zgromadzeń czy kwarantanny.
Aby zapewnić bezpieczne warunki pracy i pełną gotowość do obsługi klientów, wyposażyliśmy wszystkich naszych pracowników w maseczki ochronne i środki dezynfekcji oraz sprzęt do pracy zdalnej. Proaktywnie reagujemy na zmieniające się warunki. Współpracujemy i dostosowujemy się do wytycznych odpowiednich służb. Razem wyjdziemy zwycięsko z tej trudnej i niecodziennej próby!
Teraz odbiorca wie, jakie konkretne działania zostały podjęte. Nie musi sobie tego wyobrażać — on po prostu to wie. Konkretne i precyzyjne (treściwe) informacje są także bardziej przekonujące oraz wzbudzają zainteresowanie odbiorców. Z tym trudno polemizować.
Trudne zagadnienia ilustruj przykładami
Przykłady ubarwiają przekaz i przede wszystkim pomagają słuchaczom go zrozumieć. Załóżmy, że chcemy wytłumaczyć, czym jest parafraza. Przedstawiamy więc definicję:
Parafraza czyjejś wypowiedzi, to swobodne jej przetworzenie, ale zachowujące związek z oryginałem.
Czy wiesz już, czym jest parafraza? Bez przykładu jest to trudne, nawet jeśli znamy definicję. A więc pora na ilustrację:
Załóżmy, że podczas wystąpienia jeden z uczestników zadaje pytanie: Ale jak to, co Pan mówi, ma się do wypowiedzi wcześniejszego prelegenta? Wydaje mi się, że on przedstawiał to zupełnie inaczej.
To idealna sytuacja, aby użyć parafrazy. Mogłaby ona brzmieć tak: Rozumiem, że zauważył Pan jakieś różnice między moją wypowiedzią, a tym, co przedstawił mój poprzednik? Zgadza się?
Czy teraz już wiedziałbyś na czym polega parafraza? To niezbity dowód, że przykłady mają ogromne znaczenie. Jeśli nadal zastanawiasz się, jak przekonać innych do własnego zdania, to zacznij szukać adekwatnych przykładów. Pomagają one przedstawić nawet skomplikowane zagadnienie w przystępny i zrozumiały sposób. Siła przykładu będzie jeszcze większa, gdy pokażemy go na tle sytuacji bądź zdarzeń, które są znane słuchaczom z ich zawodowego lub prywatnego życia. Trudno wręcz sobie wyobrazić dobrą przemowę bez takich ilustracji.
Zbuduj swoją wypowiedź na przejrzystej i logicznej strukturze
Mało kto lubi słuchać kogoś, kto mówi bez składu i ładu. Bardzo szybko gubimy się i tracimy ochotę, aby słuchać dalej takiej wypowiedzi.
Aby zachować ład i przejrzystość wypowiedzi, określ jaki jest cel twojego wystąpienia, i co właściwie chcesz osiągnąć. Zgromadź wiarygodne i logiczne argumenty, a następnie zgrupuj je w trzy kategorie. Nazwij te kategorie i zastanów się, która grupa najbardziej zainteresuje twoją publiczność. Gdy to ustalisz, ustaw poszczególne kategorie argumentów w kolejności: istotne / mało istotne / bardzo istotne. Taki układ sprawi, że siła perswazji twojej wypowiedzi będzie rosła. Dzięki temu utrzymasz uwagę słuchaczy i zwiększysz szansę, aby przekonać ich do swoich racji.
5 reguł jak mówić zrozumiale – podsumowanie
Tuż po wybuchu wojny francusko-pruskiej generał Helmuth Von Moltke, powiedział do swoich oficerów:
Pamiętajcie panowie, że każdy rozkaz, jaki może być niewłaściwie zrozumiany,
będzie niewłaściwie zrozumiany.
To ryzyko jest ciągle aktualne. Niezrozumiały przekaz to nie tylko najczęstsza przyczyna nieporozumień, ale też powód tego, że nasze apele nie są skuteczne i nie przekonują innych do zmiany poglądów, postawy, czy zachowania.
Jak mówić zrozumiale?
- Używaj prostych słów. Jeśli używasz specjalistycznych terminów, wyjaśnij je tak, jakbyś mówił do dziecka.
- Buduj krótkie zdania.
- Unikaj ogólników, które nie wnoszą treści oraz nadają wypowiedzi urzędowy styl.
- Skomplikowane zagadnienia ilustruj praktycznymi przykładami lub analogiami.
- Mów tak, aby każdy kolejny wątek wynikał z poprzedniego.
Aby wyrażać się zrozumiale, przydaje się czasami ktoś, kto posłucha nas z boku i wskaże obszary do poprawy. Dla prezydenta Stanów Zjednoczonych Woodrowa Wilsona, taką osobą był jego ojciec:
Mój ojciec był człowiekiem ogromnej energii intelektualnej. Nie tolerował ogólnikowości i niejasności, a odkąd zacząłem pisać, aż do jego śmierci w wieku osiemdziesięciu jeden lat, wszystko, co napisałem, zanosiłem mu do sprawdzenia. Prosił, bym czytał na głos swoje teksty, co zawsze było dla mnie bolesne. Co chwila mi przerywał: – Co chcesz przez to powiedzieć? Mówiłem mu, a wtedy, oczywiście, wyrażałem się prościej, niż na papierze. – Dlaczego od razu tak nie powiedziałeś? – kontynuował. – Kiedy coś mówisz, nie owijaj w bawełnę, wal prosto z mostu.
Jeśli nie masz takiej zaufanej osoby, a chcesz komunikować się zrozumiale i przekonująco, napisz do nas lub zapisz się na grupowe warsztaty z wystąpień publicznych, kurs retoryki lub kurs storytellingu. Wskażemy ci drogę, jak mówić zrozumiale, aby prowadzić słowami i przekonać innych do własnych racji.
