Prezentacja ze slajdami towarzyszy większości wystąpień w firmach, szkołach czy na uczelniach wyższych. Choć jakość używanych grafik znacząco się poprawiła, to jednak wiele osób nadal popełnia podstawowe błędy. Taka prezentacja może nie tylko utrudnić, ale wręcz pogrzebać całe wystąpienie. Poznaj zasady, które pomogą Ci uniknąć przykrych niespodzianek.
Poruszane tematy
- Prezentacja to nie slajdy, lecz przekaz, który masz w głowie!
- Prezentacja multimedialna to dopełnienie Twojej wypowiedzi
- Prezentacja, która pomaga mówcy dotrzeć do słuchaczy – jak tworzyć czytelne slajdy?
- Unikaj ściany tekstu
- Usuń zbędne powtórzenia i wpuść do prezentacji więcej światła
- Tam, gdzie to możliwe zastąp tekst zdjęciami lub grafikami
- Kontroluj ilość wyświetlanych informacji
- Steruj uwagą odbiorców
- Upraszczaj, upraszczaj i jeszcze raz upraszczaj
- Złote zasady tworzenia slajdów – podsumowanie
Prezentacja to nie slajdy, lecz przekaz, który masz w głowie!
Prezentacja. Wiele osób, słysząc to słowo, odruchowo włącza program Power Point, Prezi czy Keynote, i… tworzy slajdy. Praca kończy się, gdy wszystkie slajdy są gotowe. Upss! Takie podejście może skończyć się katastrofą.
Prezentacja multimedialna pomaga tylko wtedy, gdy jest uszyta na miarę, jak dobrze skrojony garnitur.
Na warsztatach z wystąpień publicznych jedna z uczestniczek miała przedstawić prezentację biznesową. Wyświetliła slajdy w Power Poincie i wystartowała. Przy trzecim slajdzie, zaczęła mieć wyraźne trudności z płynnością wypowiedzi. Gdy pokazała czwarty slajd, pogubiła się i stwierdziła: „Przepraszam, ale nie dam rady mówić dalej, bo sama nie rozumiem, co jest napisane na prezentacji”.
Zaproponowałem Katarzynie: – Czy możesz wyłączyć slajdy i mówić z głowy? Podjęła wyzwanie, choć było to dla niej trudne i mało komfortowe. Była mocno zdziwiona, gdy okazało się, że bez slajdów mówi płynnie, zrozumiale i ciekawie. Pozostali uczestnicy również byli zaskoczeni obrotem sytuacji, do tego stopnia, że nagrodzili koleżankę gromkimi brawami.
Jaki morał płynie z tej historii?
Prezentacja to przede wszystkim twoja wiedza, doświadczenie i przekaz, który masz w głowie. Slajdy są tylko uzupełnieniem lub dodatkową ilustracją. Dlatego przygotowując prezentację, skup się przede wszystkim na treści. Określ cel wystąpienia i kluczowe zagadnienia, które chcesz omówić. Slajdy zacznij tworzyć dopiero wtedy, gdy będziesz już mieć gotową treść i strukturę wystąpienia.
Slajdy są opcjonalne. Warto je dodać, jeśli pomagają zrozumieć treść albo uatrakcyjniają przekaz. Jeśli nie niosą żadnej wartości, szkoda czasu na ich przygotowywanie. Bez slajdów twoja prezentacja również może być ciekawa i atrakcyjna dla słuchaczy. Dowodem są wystąpienia na konferencjach TED, podczas których prelegenci rzadko korzystają ze slajdów. Mimo to, ich prezentacje oglądają dziesiątki milionów osób.
Prezentacja multimedialna to dopełnienie Twojej wypowiedzi
Tworzenie slajdów tylko po to, aby prezentacja miała wizualne elementy, to kiepski pomysł. Zadaj sobie pytanie, co dany slajd wnosi do prezentacji. Zostaw tylko te slajdy, które pomogą słuchaczom:
- zrozumieć przekaz
- wyobrazić sobie coś szybciej (bez czytania długich opisów)
- zapamiętać na dłużej kluczowe treści.
Spójrz na poniższy przykład.
Osoby, które zobaczą taki slajd, łatwiej i szybciej przyswoją sobie tajniki mowy ciała. Bez takiej ilustracji słuchaczom trudno byłoby wyobrazić sobie, na czym polegają mikroekspresje twarzy. Prezenterowi trudno byłoby opisać to zjawisko samymi słowami. Straciłby dużo czasu i energii, a efekt i tak mógłby być niezadowalający. Taki slajd warto zamieścić w swojej prezentacji.
Prezenter, który potrafi trafnie dobrać slajdy, ma także inne korzyści:
- nie traci czasu na tworzenie slajdów, których nie wykorzysta
- ma więcej czasu na doszlifowanie treści i formy wystąpienia
- prezentacja jest lekka i przejrzysta dla odbiorców
- słuchacze skupiają uwagę tylko na tych slajdach, które są istotne
- mniejsza liczba slajdów zwiększa płynność i swobodę wypowiedzi.
Prezentacja, która pomaga mówcy dotrzeć do słuchaczy – jak tworzyć czytelne slajdy?
Wróćmy jeszcze do Katarzyny. Dlaczego nie była ona w stanie omówić przygotowanych slajdów? Odpowiedź jest prosta. Było na nich za dużo treści. Ponadto slajdy były poukładane w chaotyczny sposób. Na jednym slajdzie znajdowało się kilka odrębnych wątków. To spowodowało, że Katarzyna miała olbrzymi problem, aby jasno przedstawić temat. Nic dziwnego, że sama się pogubiła. Jak się przed tym uchronić?
Aby prezentacja ułatwiała nam omawianie treści, warto trzymać się kilku reguł.
Unikaj ściany tekstu
Na jednym slajdzie przedstaw jeden wątek, opisz go konkretnie, krótkimi równoważnikami zdań. Im mniej słów użyjesz, tym lepiej. Dlaczego? Spójrz na tej slajd, a wszystko będzie jasne.
Gdy na slajdzie jest za dużo tekstu, słuchacze po porstu się gubią. Co więcej, jeśli słowa prezentera nie korespondują z treścią wyświetlaną na slajdzie, publiczność przestaje rozumieć przekaz i traci ochotę by słuchać dalej. Dlatego zrezygnuj z wyczerpujących elaboratów. Postaw na minimalizm i prostotę. Obejrzyj wystąpienie Chrisa Do na konferencji „Master Mind: Unlocking Your True Potential” AIGA Design Conference 2019, a szybko zrozumiesz, co mamy na myśli.
Czy prezentacja zawsze musi być taka oszczędna w słowach?
Jest tylko jeden wyjątek od tej reguły. Możesz umieścić na slajdach więcej tekstu, jeśli zamierzasz wysłać je uczestnikom mejlem, jako dokument do czytania. W innym przypadku nadmiar treści przynosi prezenterowi więcej szkody i niż pożytku.
Usuń zbędne powtórzenia i wpuść do prezentacji więcej światła
Podczas warsztatów z wystąpień publicznych, uczestnicy przedstawiają własne prezentacje w Power Poincie. Jako obiektywni obserwatorzy, błyskawicznie wychwytujemy, które slajdy są istotne, a które nie. Dostrzegamy również bardziej zakamuflowane błędy takie, jak powtórzenia. Autor prezentacji nie zauważa, że wystarczy np. przeformułować tytuł slajdu, aby usunąć kilka zbędnych słów. Dzięki temu slajd jest bardziej przejrzysty. Oto przykład.
Tam, gdzie to możliwe zastąp tekst zdjęciami lub grafikami
Twoja prezentacja będzie ciekawsza i bardziej czytelna, gdy zamiast ściany tekstu wstawisz obraz i kilka słów. Tutaj, drobna uwaga – używaj nowoczesnych grafik oraz ostrych i atrakcyjnych zdjęć.
Tę zasadę stosują wszyscy zawodowi mówcy. Prezentacja pierwszego iphone’a w wykonaniu Steve’a Jobsa to dobitny dowód na to, że slajdy z dużymi zdjęciami i minimalną ilością tekstu robią na słuchaczach niesamowite wrażenie.
Kontroluj ilość wyświetlanych informacji
Czy stosujesz animacje w Power Poincie? Jeśli tak, to w jakim celu? Chcesz w ten sposób poprawić atrakcyjność swojej prezentacji czy jej skuteczność?
Animacje dodają statycznym slajdom magii. Zachęcamy cię jednak, aby animować pojedyncze elementy przede wszystkim po to, by kontrolować, co i kiedy pojawia się na ekranie. Jeśli na slajdzie są np. 4 wiersze, ustaw animację tak, aby pojawiały się pojedynczo i dokładnie wtedy, gdy o nich mówisz. Gdy wyświetlisz wszystkie punkty jednocześnie, odbiorcy będą zagubieni.
Steruj uwagą odbiorców
Aby zwrócić uwagę odbiorców na konkretne treści, trzeba je odpowiednio wyróżnić. Jest na to wiele sposobów. Wystarczy pogrubić tekst lub użyć innego koloru. Zastosowaliśmy to na poniższym przykładzie.
Jak inaczej wyróżnić tekst?
Użyj w jednym zdaniu czcionki różnego typu lub różnej wielkości. Oto przykład:
Takie zabiegi zwracają uwagę widzów na konkretną treść oraz sprawiają, że prezentacja nabiera dynamiki.
Upraszczaj, upraszczaj i jeszcze raz upraszczaj
Zbyt duża ilość tekstu czy wyświetlanie wszystkich punktów jednocześnie, to nie jedyne błędy w tworzeniu slajdów. Bardzo trudno jest zrozumieć przepastne tabele, skomplikowane wykresy i nieczytelne schematy.
Z wykresami jest tak samo, jak z tekstem. Zastanów się, czy na pewno musisz pokazywać wszystkie słupki. Jeśli tak, to zaznacz wyraźnie, co na danym wykresie jest najważniejsze. Tak właśnie prezentował dane na temat walki z pandemią coronawirusa Andrew Cuomo, były gubernator stanu Nowy Jork.
Jeśli chcesz pokazać dane liczbowe, pokaż tylko te, które są niezbędne. Gdy liczb jest więcej, zaznacz te najważniejsze, żeby uczestnicy spotkania wiedzieli, na co mają zwrócić uwagę.
Jeśli liczby są olbrzymie, przedstaw je tak, aby słuchacze mogli je ogarnąć swoim umysłem. W przeciwnym razie nie będą miały one dla nich większego znaczenia. O tym, jak ciekawie mówić o liczbach pisaliśmy już na naszym blogu. Jeśli chcesz natomiast prezentować dane z motywacyjną siłą zapisz się na szkolenie.
Złote zasady tworzenia slajdów – podsumowanie
Aby twoja prezentacja multimedialna była atrakcyjna dla słuchaczy i zapadła im głęboko w pamięć, zacznij od pytania, czy w ogóle potrzebujesz robić slajdy. Jeśli tak, to umieść na nich tylko niezbędne elementy.
Nie przesadzaj z tekstem. Odbiorcy mają patrzeć na ciebie, a nie czytać slajdy.
Wyróżnij kluczowe dane, a skomplikowane zagadnienia zilustruj zdjęciami.
Jeśli na slajdzie masz kilka punktów, użyj animacji, aby pojawiały się one w odpowiednim momencie.
A teraz otwórz swoją prezentację i sprawdź, czy spełnia ona powyższe zasady. Popraw to, co wymaga poprawy. Jeśli sumiennie odrobisz pracę domową, przekonasz się, że pozytywnie wpłynie to na płynność i odbiór twojego wystąpienia! To tylko kwestia czasu, nim usłyszysz z ust słuchaczy opinię: „Wow! Twoja prezentacja była super! Gratulacje!”.
Zobacz również
